# Portal de distribuïdors o carpeta compartida per al canal de venda

Si tens pocs distribuïdors i el que comparteixes són fitxes tècniques, catàlegs i preus, una carpeta compartida ben ordenada et serveix. Quan el canal creix, els distribuïdors et porten oportunitats i cal saber qui porta cada client, et cal un portal amb registre d'oportunitats connectat al CRM. El que decideix és quanta informació ha d'anar i tornar entre tu i el canal.

[Versió web](https://www.crida.studio/recursos/guies/portal-distribuidors-o-carpeta-compartida/)

Per David Monje, crida studio · Publicat 2026-05-15 · Actualitzat 2026-05-15

## Per on començar

### Carpeta compartida ben ordenada

Si tens pocs distribuïdors, cadascun amb el seu territori, i el que més els cal és material al dia. Ordena-la per idioma i producte i controla bé els permisos.

### Portal connectat al CRM

Si els distribuïdors et porten oportunitats, hi ha territoris que se solapen o vols repartir els contactes de la web. Aquí el registre d'oportunitats i la connexió amb el CRM marquen la diferència.

## Què necessita un distribuïdor d'equips de bioprocés

Un distribuïdor de bioreactors o de sistemes TFF necessita tres coses del fabricant. Material de venda al dia, saber quins clients i territoris li toquen i respostes ràpides quan un client demana una oferta. Tu, a canvi, vols saber què passa al seu mercat. Quines empreses avaluen equips, quines ofertes estan obertes i per què es perd una venda.

El problema més comú és el material desfasat. Una fitxa tècnica antiga amb un volum de treball o un rang de temperatura que ja no és correcte arriba a una farmacèutica i acaba dins d'una URS. Per això la primera pregunta és com t'assegures que tothom fa servir l'última versió. Després ve quina eina ho fa més fàcil.

## Quan n'hi ha prou amb una carpeta compartida

Una carpeta compartida a Google Drive, OneDrive o SharePoint funciona quan tens pocs distribuïdors, cadascun amb el seu territori clar, i el material va sobretot en una direcció. Les oportunitats es passen per correu o per telèfon i el comercial de zona en fa el seguiment al CRM. És barat, tothom el sap fer servir i no cal formació.

El que falla és l'ordre i els permisos. Microsoft explica que a SharePoint i OneDrive l'ús compartit extern ve activat per defecte, i suggereix desactivar-lo fins que tinguis clar com el vols fer servir. I si un distribuïdor deixa de treballar amb tu, cal treure-li els permisos o esborrar els enllaços que tenia.

- Una carpeta per idioma i família de producte, amb les fitxes vigents i una subcarpeta d'arxiu.
- La data de revisió al nom de cada fitxa i al peu del PDF.
- Permisos per a cada distribuïdor en lloc d'un enllaç obert per a tothom.
- Una persona de l'empresa que respon del contingut i avisa dels canvis.


### Puc fer el portal de distribuïdors dins de la web?

Sí. Una àrea privada a la web amb usuari i contrasenya serveix per al material, la formació i les fitxes vigents. Per al registre d'oportunitats i el repartiment de contactes, però, ha d'estar connectada al CRM, o bé cal fer servir el mòdul de portal del mateix CRM. Si no, tornes a tenir dues llistes que no coincideixen.

## Quan cal un portal amb registre d'oportunitats

El portal té sentit quan els distribuïdors et porten oportunitats i n'hi ha més d'un que pot arribar al mateix client. Pot passar, per exemple, amb grups farmacèutics o CDMO amb plantes a diversos països. El registre d'oportunitats ho ordena. El distribuïdor dona d'alta l'oportunitat amb dades reals, tu l'aproves i queda protegida durant un temps acordat.

Un portal de partners, o programari PRM, també serveix per repartir els contactes que entren per la web segons el país i el producte, per veure quin material fa servir cada distribuïdor i per formar-los abans de deixar-los vendre un equip nou. Si només en necessites una part, mira primer si el CRM que ja tens porta un mòdul de portal.

## Carpeta compartida o portal, punt per punt

La taula resumeix les diferències que més pesen en un canal de distribució d'equips de laboratori i bioprocés. No cal fer-ho tot el primer dia. Es pot començar per la carpeta ben ordenada i afegir-hi el registre d'oportunitats i la connexió amb el CRM quan el canal ho demani.

Carpeta compartida i portal de distribuïdors comparats

| Criteri | Carpeta compartida | Portal connectat al CRM |
| --- | --- | --- |
| Material de venda | Fitxes, catàlegs i preus en carpetes | El mateix, amb control de versions i de descàrregues |
| Oportunitats | Per correu o per telèfon | Registre amb aprovació i protecció |
| Contactes de la web | Els reparteix algú a mà | Es reparteixen per país i producte |
| Què saps del canal | Poc, depèn de cada distribuïdor | Ofertes obertes, estat i motius de pèrdua |
| Manteniment | Baix, però algú l'ha d'ordenar | Més configuració inicial i regles clares |
| Quan encaixa | Pocs distribuïdors i territoris clars | Molts distribuïdors o territoris que se solapen |


### Com evito que dos distribuïdors es barallin pel mateix client?

Amb regles escrites abans d'obrir el portal. Qui registra primer amb dades reals, quant temps queda protegida l'oportunitat, què passa quan caduca i què fa el teu equip comercial quan ven directament. Aquestes regles han de ser al contracte de distribució. El portal les aplica i deixa constància de qui va registrar què i quan.

## Com mantenir el portal i el CRM sincronitzats

Un portal que no parla amb el CRM és una altra llista que no quadra. La regla és que cada oportunitat existeixi en un sol lloc. Si el distribuïdor la registra al portal, es crea al CRM amb el seu nom com a responsable. Si el teu equip en canvia l'estat, el distribuïdor ho veu al portal sense que ningú enviï cap correu.

Aquí fem servir l'automatització. Connectem el formulari de la web, el CRM i el portal amb regles senzilles que l'equip de vendes entén i pot canviar. Per exemple, una petició d'oferta d'Alemanya per a un bioreactor de 50 litres va al distribuïdor d'aquella zona, i si en uns dies no hi ha resposta, s'avisa el responsable de canal.


### Què fem amb el material quan un distribuïdor plega?

Treu-li l'accés el mateix dia. En una carpeta compartida vol dir treure els permisos i esborrar els enllaços que tenia, i en un portal, desactivar l'usuari. El que ja s'havia descarregat no ho pots recuperar. Per això va bé que cada fitxa porti la data de revisió i que el client sàpiga on trobar la versió vigent.

## Què diu el RGPD quan passes contactes als distribuïdors

Quan passes les dades d'un contacte a un distribuïdor, aquella persona ho ha de saber. L'article 13 del RGPD obliga a informar, quan es recullen les dades, dels destinataris o de les categories de destinataris. A la pràctica, el formulari de la web ha de dir que la petició la pot atendre el distribuïdor del país, i la política de privacitat ho ha d'explicar.

L'empresa que t'allotja el portal o la carpeta tracta dades per compte teu. L'article 28 diu que només pots triar un encarregat que ofereixi garanties suficients i que la relació ha de quedar en un contracte o un altre acte jurídic. Revisa-ho amb qui porta la protecció de dades a l'empresa abans d'obrir l'accés al canal.

## Referències

- [Reglament (UE) 2016/679, RGPD, al BOE (secció DOUE)](https://www.boe.es/doue/2016/119/L00001-00088.pdf)
- [Microsoft Learn, ús compartit extern a SharePoint i OneDrive (en anglès)](https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/external-sharing-overview)

## La mirada de crida

Som un estudi de màrqueting, marca i tecnologia amb base a Girona. Connectem la identitat, els continguts i el desenvolupament perquè una experiència digital tingui sentit de principi a fi.

crida studio, Caldes de Malavella (Girona). David Monje, fundador i director.

## Vols ordenar com treballes amb els distribuïdors?

Explica'ns quants distribuïdors tens, què comparteixes amb ells i com us passeu les oportunitats. Et direm si n'hi ha prou amb ordenar la carpeta o si val la pena connectar un portal al CRM.

[Explica'ns el cas](https://www.crida.studio/#contact)

## Més sobre disseny web

- [Màrqueting per a empreses de biotecnologia, bioprocés i farma](https://www.crida.studio/recursos/serveis/marqueting-biotecnologia-bioproces-farma/)
- [Com ha de ser la web d'un distribuïdor d'equips de laboratori](https://www.crida.studio/recursos/guies/web-distribuidor-equips-laboratori/)
- [Quin material de màrqueting necessita un distribuïdor d'equips](https://www.crida.studio/recursos/guies/kit-marqueting-distribuidors/)
- [Automatització de processos per a pimes des de Girona](https://www.crida.studio/recursos/serveis/automatitzacio-processos-pimes/)
- [Quin procés automatitzar primer en una pime](https://www.crida.studio/recursos/guies/automatitzacio-processos-pimes/)
- [Màrqueting B2B perquè la proposta arribi a qui decideix.](https://www.crida.studio/recursos/serveis/marqueting-b2b-empreses/)
- [La teva web rep visites, però no arriben consultes](https://www.crida.studio/recursos/guies/web-visites-sense-contactes/)