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Por dónde empezar
Qué necesita un distribuidor de equipos de bioproceso
Un distribuidor de biorreactores o de sistemas TFF necesita tres cosas del fabricante. Material de venta al día, saber qué clientes y territorios le tocan y respuestas rápidas cuando un cliente pide una oferta. Tú, a cambio, quieres saber qué pasa en su mercado. Qué empresas están evaluando equipos, qué ofertas siguen abiertas y por qué se pierde una venta.
El problema más común es el material desfasado. Una ficha técnica antigua con un volumen de trabajo o un rango de temperatura que ya no es correcto llega a una farmacéutica y acaba dentro de una URS. Por eso la primera pregunta es cómo te aseguras de que todos usan la última versión. Después viene qué herramienta lo pone más fácil.
Cuándo basta con una carpeta compartida
Una carpeta compartida en Google Drive, OneDrive o SharePoint funciona cuando tienes pocos distribuidores, cada uno con su territorio claro, y el material va sobre todo en una dirección. Las oportunidades se pasan por correo o por teléfono y el comercial de zona hace el seguimiento en el CRM. Es barato, todo el mundo sabe usarlo y no hace falta formación.
Lo que falla es el orden y los permisos. Microsoft explica que en SharePoint y OneDrive el uso compartido externo viene activado por defecto, y sugiere desactivarlo hasta que tengas claro cómo quieres usarlo. Y si un distribuidor deja de trabajar contigo, hay que quitarle los permisos o borrar los enlaces que tenía.
- Una carpeta por idioma y familia de producto, con las fichas vigentes y una subcarpeta de archivo.
- La fecha de revisión en el nombre de cada ficha y al pie del PDF.
- Permisos para cada distribuidor en lugar de un enlace abierto para todos.
- Una persona de la empresa que responde del contenido y avisa de los cambios.
¿Puedo hacer el portal de distribuidores dentro de la web?
Sí. Un área privada en la web con usuario y contraseña sirve para el material, la formación y las fichas vigentes. Para el registro de oportunidades y el reparto de contactos, en cambio, tiene que estar conectada al CRM, o hay que usar el módulo de portal del propio CRM. Si no, vuelves a tener dos listas que no coinciden.
Cuándo hace falta un portal con registro de oportunidades
El portal tiene sentido cuando los distribuidores te traen oportunidades y hay más de uno que puede llegar al mismo cliente. Puede pasar, por ejemplo, con grupos farmacéuticos o CDMO con plantas en varios países. El registro de oportunidades lo ordena. El distribuidor da de alta la oportunidad con datos reales, tú la apruebas y queda protegida durante un tiempo acordado.
Un portal de partners, o software PRM, también sirve para repartir los contactos que entran por la web según el país y el producto, para ver qué material usa cada distribuidor y para formarlos antes de dejarles vender un equipo nuevo. Si solo necesitas una parte, mira primero si el CRM que ya tienes incluye un módulo de portal.
¿Quieres que miremos cómo compartes hoy el material con tus distribuidores? Déjanos tus datos y te diremos por dónde empezaríamos.
Revisar el canalCarpeta compartida o portal, punto por punto
La tabla resume las diferencias que más pesan en un canal de distribución de equipos de laboratorio y bioproceso. No hace falta hacerlo todo el primer día. Se puede empezar por la carpeta bien ordenada y añadir el registro de oportunidades y la conexión con el CRM cuando el canal lo pida.
| Criterio | Carpeta compartida | Portal conectado al CRM |
|---|---|---|
| Material de venta | Fichas, catálogos y precios en carpetas | Lo mismo, con control de versiones y de descargas |
| Oportunidades | Por correo o por teléfono | Registro con aprobación y protección |
| Contactos de la web | Los reparte alguien a mano | Se reparten por país y producto |
| Qué sabes del canal | Poco, depende de cada distribuidor | Ofertas abiertas, estado y motivos de pérdida |
| Mantenimiento | Bajo, pero alguien tiene que ordenarla | Más configuración inicial y reglas claras |
| Cuándo encaja | Pocos distribuidores y territorios claros | Muchos distribuidores o territorios que se solapan |
¿Cómo evito que dos distribuidores se peleen por el mismo cliente?
Con reglas escritas antes de abrir el portal. Quién registra primero con datos reales, cuánto tiempo queda protegida la oportunidad, qué pasa cuando caduca y qué hace tu equipo comercial cuando vende directamente. Estas reglas tienen que estar en el contrato de distribución. El portal las aplica y deja constancia de quién registró qué y cuándo.
Cómo mantener el portal y el CRM sincronizados
Un portal que no habla con el CRM es otra lista que no cuadra. La regla es que cada oportunidad exista en un solo sitio. Si el distribuidor la registra en el portal, se crea en el CRM con su nombre como responsable. Si tu equipo cambia su estado, el distribuidor lo ve en el portal sin que nadie envíe ningún correo.
Aquí usamos la automatización. Conectamos el formulario de la web, el CRM y el portal con reglas sencillas que el equipo de ventas entiende y puede cambiar. Por ejemplo, una petición de oferta de Alemania para un biorreactor de 50 litros va al distribuidor de esa zona, y si en unos días no hay respuesta, se avisa al responsable de canal.
¿Qué hacemos con el material cuando un distribuidor lo deja?
Quítale el acceso el mismo día. En una carpeta compartida significa quitar los permisos y borrar los enlaces que tenía, y en un portal, desactivar el usuario. Lo que ya se había descargado no lo puedes recuperar. Por eso conviene que cada ficha lleve la fecha de revisión y que el cliente sepa dónde encontrar la versión vigente.
Qué dice el RGPD cuando pasas contactos a los distribuidores
Cuando pasas los datos de un contacto a un distribuidor, esa persona tiene que saberlo. El artículo 13 del RGPD obliga a informar, al recoger los datos, de los destinatarios o de las categorías de destinatarios. En la práctica, el formulario de la web debe decir que la petición la puede atender el distribuidor del país, y la política de privacidad tiene que explicarlo.
La empresa que te aloja el portal o la carpeta trata datos por cuenta tuya. El artículo 28 dice que solo puedes elegir un encargado que ofrezca garantías suficientes y que la relación debe quedar en un contrato u otro acto jurídico. Revísalo con quien lleve la protección de datos en la empresa antes de abrir el acceso al canal.
