Qué debe tener la ficha de una cuenta antes de la visita

Una buena ficha de cuenta cabe en una página y responde una pregunta, por qué esta empresa podría necesitar ahora vuestro equipo. La IA ayuda a reunir y resumir información pública, pero la estructura la decidís vosotros. Si cada comercial pide una cosa distinta, cada ficha saldrá distinta y nadie podrá compararlas.

Estos son los apartados que proponemos para la ficha de una farmacéutica, una biotech o una CDMO. Cada dato tiene que ir con el enlace de donde sale, y lo que no se pueda comprobar se marca como pregunta para la visita.

  • Qué fabrican y con qué modalidad, como anticuerpos monoclonales, vacunas o terapia celular y génica.
  • En qué fase está el pipeline y qué productos se acercan a la aprobación.
  • Plantas, ampliaciones e inversiones anunciadas en los últimos meses.
  • Ofertas de empleo que indican crecimiento, como puestos de MSAT, upstream o downstream.
  • Quién viene a la reunión, con su cargo y su papel en la compra.
  • Preguntas abiertas que la visita tiene que resolver.

De dónde sacar la información sin depender de lo que dice la IA

Para una farmacéutica europea, muchas de las fuentes más útiles son públicas. La Agencia Europea de Medicamentos publica cada mes la lista de medicamentos en evaluación por su comité de medicamentos de uso humano. La lista da la denominación común internacional de la sustancia y un resumen de la indicación, y conviene cruzarla con las notas de prensa de la empresa.

La web de ensayos clínicos de la Unión Europea da información de cada ensayo en la UE y el Espacio Económico Europeo desde el 31 de enero de 2022. Un ensayo en fase avanzada puede indicar que la empresa ya piensa en el escalado y la producción. Las memorias anuales, las notas de prensa sobre plantas nuevas y las ofertas de empleo completan el cuadro.

¿Qué herramienta de IA va bien para preparar visitas comerciales?

Cualquier asistente que pueda buscar en internet y citar las fuentes de cada respuesta. Para una empresa, mejor una versión profesional con condiciones claras de protección de datos. Más que la herramienta, cuenta la plantilla y la petición que uséis, porque son las que evitan respuestas inventadas y fichas distintas para cada comercial.

Cómo pedírselo a la IA para que no se invente datos

Los asistentes de IA pueden escribir datos falsos con mucha seguridad, como una aprobación que no existe o una planta en una ciudad equivocada. Ante un cliente farmacéutico, un error así hace perder credibilidad enseguida. Por eso la petición tiene que obligar a la herramienta a citar el enlace de cada afirmación y a decir claramente cuándo no ha encontrado nada.

Funciona bien separar la ficha en dos columnas, hechos con fuente e hipótesis del comercial. Los hechos se comprueban abriendo el enlace antes de la visita, y lo que no tiene fuente se quita o se convierte en pregunta. Una persona del equipo tiene que revisar la ficha antes de compartirla, sobre todo las cifras y las fechas.

¿Quieres que miremos qué fuentes y qué petición podrían usar tus comerciales para preparar las visitas? Déjanos tus datos y lo hablamos.

Prepara las visitas

De la ficha a las preguntas de la visita

La ficha sirve sobre todo para preparar buenas preguntas. Si un anticuerpo de la empresa llega a la fase final de los ensayos, tiene sentido preguntar cómo prevén el escalado o la transferencia de tecnología. Si buscan perfiles de upstream, quizá amplían la capacidad de cultivo celular. Son hipótesis que el cliente tiene que confirmar.

Ante un comprador farmacéutico, demostrar que conoces su contexto abre la conversación, y leerle la ficha en voz alta la cierra. Usa los datos para hacer preguntas concretas y deja que el cliente explique su proyecto, su escala y su calendario.

¿Podemos buscar información de las personas que vendrán a la reunión?

Sí, con medida. El cargo, la empresa y el perfil profesional público ayudan a preparar la conversación, y la vida privada no pinta nada ahí. Si guardáis esos datos en el CRM, el artículo 14 del RGPD pide, en general, informar a la persona como máximo en un mes o en el primer contacto, y el artículo 21 le permite oponerse.

Los límites del RGPD cuando investigas a personas

El RGPD no regula los datos de las empresas como personas jurídicas, como dice su considerando 14, pero sí los de las personas que vendrán a la reunión. Si guardas en el CRM datos de alguien que no te los ha dado, el artículo 14.3 dice que, en general, debes informarle en un plazo razonable y como máximo en un mes, o en la primera comunicación si los usas para contactarle.

En la práctica, limítate al cargo, a la empresa y al perfil profesional público, sin nada de la vida privada. Si usas esos datos para mercadotecnia directa, el artículo 21 da a la persona el derecho a oponerse en cualquier momento, y entonces tienes que dejar de usarlos para eso. Antes de pegar datos personales en una herramienta de IA, comprueba qué hace con ellos el proveedor.

¿Cómo sabemos si un dato del pipeline es correcto?

Abriendo el enlace que lo acompaña y comprobándolo en una fuente primaria, como la lista de medicamentos en evaluación de la Agencia Europea de Medicamentos, la web de ensayos clínicos de la UE o las notas de prensa de la empresa. Si no hay enlace o la fuente no dice lo mismo, el dato no entra en la ficha.

Cómo ponerlo en marcha en el equipo comercial

Empieza con una plantilla de ficha y una petición fija para el asistente de IA que todo el equipo use igual. Guarda cada ficha en el CRM, dentro de la cuenta, para que la próxima persona que vaya no tenga que empezar de cero. Después de la visita, el comercial añade lo que ha confirmado y lo que ha descartado.

Al cabo de unas cuantas visitas, comparad las fichas con lo que pasó en la reunión. Si las hipótesis no se acercaban a la realidad, hay que ajustar las fuentes o la petición. Cuando lo montamos con un equipo comercial, partimos de las visitas que ya tiene previstas y de las fuentes que ya consulta.

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