Per què el seguiment s'ha de fer la mateixa setmana

AUMA, l'associació alemanya del sector firal, diu que l'èxit d'una fira depèn de com de ràpid i de com de concret es fa el seguiment dels contactes. També explica que un visitant pot tenir fins a 13 reunions en un dia. El teu estand és una d'aquestes converses, i el correu que envies després competeix amb tots els altres.

En bioprocés, a més, el cicle de venda és llarg i hi decideixen diverses persones. Si el primer seguiment arriba tard o és genèric, és fàcil que el contacte no el reenviï a qualitat, a enginyeria ni a compres. Un bon seguiment li dona alguna cosa útil per passar a la resta de l'equip.

Què s'ha de decidir abans d'anar a la fira

AUMA recomana definir abans de la fira els criteris per valorar els contactes i fer servir a l'estand un procés igual per a tothom. A la pràctica, és un formulari curt a l'app o a la tauleta, amb els mateixos camps per a cada conversa, i una casella clara per a l'autorització de rebre informació.

L'article 13.1 del Reglament general de protecció de dades (RGPD) diu que s'ha d'informar la persona en el moment de recollir les seves dades. I l'article 7.1 diu que, si el tractament es basa en el consentiment, has de poder demostrar que el va donar. Per això la casella i el text informatiu van al formulari de l'estand.

  • Empresa, càrrec i país.
  • Tipus de contacte, com usuari final, distribuïdor, enginyeria o altres.
  • Fase del projecte, des de recerca fins a licitació oberta.
  • Escala, de laboratori, planta pilot o producció.
  • Què va veure a l'estand i què va preguntar.
  • Si accepta rebre informació comercial.
Dues mans s'intercanvien una targeta de visita davant d'una finestra amb la ciutat al fons
Dues persones s'intercanvien una targeta de visita. A l'estand, cada contacte hauria d'entrar al formulari amb els mateixos camps i la casella d'autorització.Fotografia de Van Tay Media / Unsplash

Puc enviar correus comercials a tots els contactes escanejats a la fira?

A Espanya, l'article 21 de la LSSI només permet enviar correus comercials si la persona els ha demanat o autoritzat expressament abans, o si hi ha una relació contractual prèvia i el correu parla de productes o serveis similars als contractats. Per això convé que el formulari de l'estand reculli l'autorització de manera clara i en deixi constància. Si tens dubtes, consulta-ho amb el teu assessor de protecció de dades.

Vols que mirem com recolliu i seguiu els contactes de les fires? Deixa'ns les dades i et direm què canviaríem primer.

Revisar el procés

Les primeres 48 hores, del lector de credencials al CRM

L'escaneig de la credencial et dona el nom i l'empresa, però no el context. El context són les notes de l'estand. El primer dia després de la fira, exporta els escanejos i les notes, uneix-los, treu els duplicats i assigna cada contacte a una persona de vendes o a un distribuïdor.

Després classifica'ls. Un responsable de producció amb un projecte de planta pilot per a aquest any no pot rebre el mateix correu que un investigador que mirava equips de laboratori. Tres etiquetes, per fase, per escala i per tipus de contacte, ja et permeten fer seguiments diferents sense escriure cent correus a mà.

Quan he d'enviar el primer correu després d'una fira?

Durant la mateixa setmana, i millor en les primeres 48 hores. El contacte encara recorda la conversa i la demo que va veure. Si la fira acaba un divendres, deixa els contactes al CRM aquell mateix cap de setmana o el dilluns a primera hora.

Un correu que parli del que van veure a l'estand

El primer correu ha de recordar la conversa. Esmenta la demo o l'escala que van veure, adjunta el material que encaixa, com la fitxa del bioreactor, el vídeo de l'animació o un render a la seva escala, i proposa un pas concret, com una trucada amb l'enginyer d'aplicacions. Si l'envia la persona que hi va parlar, millor.

A Espanya, l'article 21.1 de la LSSI prohibeix enviar per correu electrònic comunicacions publicitàries que el destinatari no hagi demanat o autoritzat expressament abans. L'article 21.2 en deixa fora els casos amb relació contractual prèvia, si les dades s'han obtingut de manera lícita i el correu parla de productes o serveis de la mateixa empresa semblants als que el client va contractar.

En tots els casos, el mateix article obliga a oferir un procediment senzill i gratuït per oposar-se al tractament de les dades amb finalitats promocionals, tant en recollir-les com a cada comunicació comercial. L'article 21.4 del RGPD hi afegeix que el dret d'oposició s'ha d'esmentar de manera explícita com a molt tard a la primera comunicació. Fora d'Espanya, cada país té les seves normes.

Què faig amb els contactes que no són clients potencials?

Etiqueta'ls a part i no els posis a la seqüència comercial. Estudiants, proveïdors, competidors o candidats a una feina poden ser útils per a altres coses, com contractar o conèixer el mercat, però si reben els mateixos correus que un comprador, embruten les dades i et fan perdre temps a vendes.

Què es pot automatitzar i què ha de fer una persona

AUMA parla d'eines digitals i d'intel·ligència artificial per recollir i prioritzar contactes, i de seguiments automàtics lligats al CRM. Automatitza la importació, els duplicats, les etiquetes, les tasques per a cada comercial i una seqüència de correus per als contactes que encara són lluny de comprar.

Els contactes calents no s'automatitzen. Un projecte de planta pilot amb pressupost mereix un correu escrit per la persona que el va atendre i una trucada aquella mateixa setmana. L'automatització serveix per no perdre ningú, i les persones, per tancar les converses que valen la pena.

David Monje, fundador de crida studio, va dirigir el màrqueting de TECNIC Bioprocess Solutions durant quatre anys i mig. Hi va muntar embuts B2B amb SEO, SEM i automatització, i les fires internacionals van ser el seu banc de proves.

Afegeix crida studio com a font preferida a Google