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Cuándo tiene sentido abrir la planta a los clientes
Tiene sentido cuando lo que vendes cuesta enseñarlo en un stand. Un biorreactor de producción, un skid de TFF o una línea de consumibles single-use son difíciles de llevar a una feria, y el comprador quiere ver dónde se fabrican, cómo se controla la calidad y quién le atenderá después de la compra. En tu casa tienes todo eso a mano.
También ayuda cuando el cliente está cerca de decidir. Un equipo de compras, ingeniería y calidad de una farmacéutica o de una CDMO entiende mejor al proveedor si ve el taller, la zona de pruebas y el laboratorio de aplicaciones antes de escribir la URS o de pedir una FAT. Si la decisión todavía queda lejos, una feria o un webinar te dan más alcance con menos esfuerzo.
Un programa con charlas cortas, visita y demos
El programa tiene que dejar tiempo para hablar. Dos o tres charlas de tendencia bastan, sobre temas que el cliente se encuentra en su trabajo, como el escalado de laboratorio a piloto y producción, el single-use frente al acero inoxidable o el control de contaminación del anexo 1. Después, la visita en grupos pequeños y las demos por estaciones.
- Bienvenida e instrucciones de seguridad antes de entrar al taller.
- Charlas cortas, con un cliente o un experto externo si es posible.
- Visita guiada en grupos pequeños, con un ingeniero por grupo.
- Demos por estaciones, por ejemplo un biorreactor de laboratorio, un sistema TFF y el software de control.
- Reuniones individuales con ingeniería o ventas, reservadas antes.
- Una comida para hablar sin prisa.
¿Con cuánta antelación hay que preparar una jornada de puertas abiertas?
Depende del tamaño, pero piensa que los compradores de fuera tienen que reservar el viaje y que las agendas del sector se llenan con las ferias. Elige una fecha lejos de semanas como las de ACHEMA o CPHI, avisa pronto para que la reserven y envía la invitación completa con el programa más adelante. Lo que más tiempo pide son las demos y las charlas.
A quién invitar y cómo enviar la invitación
Invita a poca gente y bien elegida. Parte del CRM, es decir, oportunidades abiertas, clientes que pueden ampliar, distribuidores que tienen que vender el equipo y algún experto que dé peso a las charlas. En el formulario de inscripción pregunta la empresa, el cargo, la fase del proyecto y la escala, y sabrás quién necesita una reunión y quién viene a aprender.
Cuida cómo envías las invitaciones. El artículo 21 de la Ley 34/2002 (LSSI) prohíbe enviar publicidad por correo a quien no la ha pedido ni autorizado expresamente, salvo que haya una relación contractual previa y el mensaje hable de productos o servicios de tu empresa parecidos a los que contrató. Y el artículo 13 del RGPD obliga a informar, al recoger los datos, de quién los trata, para qué y cuánto tiempo se guardan.
¿Se puede hacer una demo con células o microorganismos?
En una jornada abierta, mejor que no. Para ver el control, el software, el cambio de una bolsa single-use o cómo trabaja un sistema TFF basta con agua o un tampón. Así evitas riesgos de bioseguridad y de limpieza y puedes repetir la demo tantas veces como haga falta. Si alguien quiere ver datos reales de cultivo, enséñalos en pantalla.
¿Quieres que revisemos el programa y la ruta de tu jornada? Déjanos tus datos y te diremos qué cambiaríamos antes de enviar las invitaciones.
Revisar el programaNormas de acceso a la sala blanca y a las zonas GMP
Si la planta tiene sala blanca o zonas GMP, piensa la ruta empezando por donde no puede entrar nadie. El punto 2.13 del capítulo 2 de las GMP de la UE dice que, preferiblemente, las visitas no deben entrar en las zonas de producción y control de calidad. Si no queda otra, hay que informarlas antes sobre higiene y ropa de protección y supervisarlas de cerca.
El anexo 1, pensado para los medicamentos estériles, es aún más estricto. El punto 7.2 pide solo el mínimo de personas necesario en las salas blancas, y el 7.5 dice que el personal no cualificado no debe entrar en las salas de grado B ni en las de grado A en funcionamiento, salvo casos excepcionales con un procedimiento escrito. Aunque no fabriques medicamentos, muchos visitantes conocen estas normas y notarán si la visita no las respeta.
¿Puedo grabar y fotografiar a los asistentes?
Sí, pero avisando. El artículo 4.1 del RGPD define como dato personal toda información sobre una persona identificable, también por elementos propios de su identidad física. Explica en el formulario de inscripción que habrá fotos y vídeo, para qué se usarán y cómo decir que no. El día de la jornada, marca a quien no quiere salir y revisa las imágenes antes de publicarlas.
La recepción y lo que no se debe enseñar
La recepción marca el tono del día. Ten las acreditaciones preparadas, explica la ruta y las normas en pocos minutos y deja claro dónde no se pueden hacer fotos. Un plano sencillo con las estaciones y los horarios evita que los grupos se mezclen y que alguien se quede solo en el taller.
Revisa también qué habrá a la vista ese día. En una planta de equipos suele haber máquinas de otros clientes en montaje o en FAT, con planos y pantallas con datos del proyecto. Sácalas de la ruta o tápalas, mira la lista de inscritos por si hay competidores y, si hace falta, pide un acuerdo de confidencialidad en la entrada.
¿Una empresa pequeña puede hacer una jornada así?
Sí, y a veces tiene más sentido que un stand grande. Con un grupo reducido de clientes y distribuidores, una sola charla, la visita y dos demos ya basta. Lo que no puede faltar es un programa claro, una persona que lleve cada grupo, las normas de acceso pensadas y un plan para grabar el día y hacer el seguimiento.
Cómo convertir un día en meses de contenido
La jornada da material para meses si lo preparas antes. Graba las charlas con permiso de los ponentes, haz clips cortos de cada demo, fotos de la visita y entrevistas breves a clientes o expertos. De ahí salen una página con las charlas para quien no pudo venir, publicaciones en LinkedIn, piezas para ventas y un resumen para la próxima edición.
David Monje, fundador de crida studio, organizó la presencia de TECNIC Bioprocess Solutions en el evento #MEVO 2024 cuando dirigía su marketing. El vídeo resumen que TECNIC publicó el 7 de mayo de 2024 enseña el showroom interactivo, los equipos y opiniones de expertos. Es el tipo de pieza que se sigue usando mucho después del día.
Si vas a grabar o fotografiar a los asistentes, dilo en el formulario de inscripción y da una forma fácil de no salir, por ejemplo una acreditación de otro color. Y haz el seguimiento comercial esa misma semana, con lo que cada persona preguntó en las demos.
Reproduce el vídeo. Exploring the Future of Biotech with TECNIC at #MEVO 2024 | An Exclusive Insight